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BizMeow について

「AIを使ってみたいが、何から始めればいいかわからない」「Excelの作業が特定の人に偏っている」「IT担当者がいないので、PCやセキュリティの管理が心配」――。BizMeow は、中小企業の皆さまから日々いただくこうしたご相談をもとに、すぐに役立つ実務の情報をお届けするメディアです。

主に次のテーマを扱います。

• 生成AI（ChatGPT・Claude・Copilot など）の仕事での使い方
• Excel業務の効率化、業務の自動化
• Microsoft 365 の活用
• セキュリティ、IT担当者がいない会社のPC管理
• 補助金・制度の動き

専門家が執筆した記事や、専門家が内容を確認した記事には「PREMIUM」の印を付けています。

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投稿 中小企業向けのデジタル・AI活用メディア「BizMeow（ビズミャウ）」を公開しました は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。

お客様からこの質問を受けるたびに、私は「削除する前に、3つだけ確認させてください」と返しています。メールをどうするか、ファイルをどうするか、その人の名前で動いている仕組みがないか。この3つを確認せずに削除ボタンを押して、あとから困った会社を何社も見てきました。

この記事では、情シスのいない中小企業が、退職者・異動者のMicrosoft 365アカウントをどの順番で処理すればよいかを整理します。手順そのものはMicrosoftの公式ドキュメントにも載っていますが、「なぜその順番なのか」「どこで間違えやすいのか」は実務でしか分かりません。そこを中心に書きます。仕様は2026年9月時点のものです。

なぜ「すぐ削除」が問題になるのか

Microsoft 365のユーザーアカウントは、単なるログインIDではありません。その人のメールボックス、OneDriveのファイル、Teamsのチャット、所有しているチームやSharePointサイト、作ったPower Automateのフロー、登録したFormsのアンケート、スマホの認証アプリ、会社PCのIntune登録。これらすべてが1つのアカウントに紐づいています。

アカウントを削除すると、これらが一斉に「所有者不在」になります。復元は30日以内なら可能ですが、それを過ぎるとOneDriveのファイルは消え、メールボックスも戻りません。

さらに厄介なのが、削除しなくても「ライセンスを外すだけ」で止まるものがあることです。たとえば退職者宛のメールを後任に転送する設定は、アカウントとライセンスを残しておかないと機能しません。「ライセンス代がもったいないから外した」ら転送が止まり、取引先からのメールが誰にも届いていなかった、という事態は実際に起きます。

つまり退職者のアカウント処理は、「削除」という1つの操作ではなく、「アクセスを止める」「データを引き継ぐ」「名義を移す」「費用を止める」「最後に消す」という5つの作業を、正しい順番でやることです。

退職日当日にやること：アクセスを止める

最初にやるべきは、本人がサインインできない状態にすることです。データの引き継ぎより先です。理由は単純で、引き継ぎに1〜2週間かかる間に、退職者が私物のスマホから会社のメールを読めてしまう状態を放置してはいけないからです。

具体的には次を、退職日（または最終出社日）のうちに行います。

1. Microsoft 365管理センターで、該当ユーザーの「サインインをブロック」を有効にする
2. Entra IDで「セッションの取り消し」を実行し、すでにサインイン済みの端末を強制的にサインアウトさせる
3. Intuneに登録されている端末があれば、会社支給の端末は「ワイプ」（初期化）、私物端末は「リタイア」（会社データだけ削除）を実行する

1だけでは不十分です。サインインをブロックしても、すでに発行されている認証トークンは有効期限まで生きているため、スマホのOutlookはしばらく動き続けます。2を合わせて実行することで、次のアクセス時に再認証が求められ、ブロックが効きます。

もう一点、忘れられがちなのが「本人しか知らないパスワード」の棚卸しです。info@やsales@のような共用アカウント、Wi-Fiのパスワード、業務システムの共通ID、ルーターの管理画面。退職者がこれらを知っていたなら、その日のうちに変えます。Microsoft 365の外側の話ですが、退職処理で一番見落とされる部分です（管理者アカウントの分け方はMicrosoft 365で最初にやる10項目にまとめています）。

2週間以内にやること：データと名義を引き継ぐ

アクセスを止めたら、落ち着いて引き継ぎ作業に入ります。ここは急がなくてよい代わりに、抜けがあると後で取り返しがつかない部分です。

メール

選択肢は2つです。

共有メールボックスに変換する。 退職者のメールボックスをそのまま「共有メールボックス」に変え、後任者や上司をメンバーに追加します。過去のメールも読めますし、退職者宛に届く新しいメールも受け取れます。メールボックスが50GB未満ならライセンスは不要で、変換後はライセンスを外して費用を止められます。私はほとんどの場合、この方法を勧めています。

後任者に転送する。 退職者宛のメールを後任者のアドレスに転送する設定です。手軽ですが、前述のとおりアカウントとライセンスを残す必要があり、費用がかかり続けます。「1か月だけ転送して、その後は共有メールボックスにする」のような使い方が現実的です。

どちらを選んでも共通する注意点があります。アカウントを削除してはいけません。 共有メールボックスも転送も、元のアカウントがあることが前提です。「共有メールボックスに変換したから、もう元のユーザーは消していい」と考えがちですが、消すと共有メールボックスも消えます。

OneDrive

退職者のOneDriveにあるファイルは、アカウント削除後、既定で30日たつと消えます（SharePoint管理センターで保持期間を延ばすことはできます）。削除前に、必要なファイルを引き継ぎ先に移します。

ここで一つ判断があります。移し先を「後任者のOneDrive」にするか、「SharePointの部門サイト」にするか。私は後者を勧めます。後任者のOneDriveに入れると、その人が辞めたときに同じ問題が起きます。会社の資料は個人の領域ではなく、SharePointの共有の場所に置くのが原則です。退職はその原則を実行するよい機会です。

なお、退職者に「上司（マネージャー）」が設定されていれば、削除時にその上司へ自動でOneDriveのアクセス権が付与され、通知メールが届きます。ただ、これは「上司が設定されている場合」だけなので、中小企業では機能していないことが多い。頼らないほうが安全です。

Teams・SharePoint・グループの所有者

退職者が「唯一の所有者」になっているTeamsのチーム、SharePointサイト、Microsoft 365グループがないかを確認します。所有者不在のチームは、メンバーの追加も設定変更もできなくなります。管理センターの「チームとグループ」から、退職者が所有者になっているものを洗い出し、後任者を所有者に追加します。

この確認は、退職のたびにやるより、年に1回「所有者が1人しかいないチーム・サイトをなくす」棚卸しをしておくと楽です。以前、社内データの9割が集中していたSharePointサイトを再設計した案件でも、最初に手を付けたのはこの「誰が所有者か」の整理でした。

退職者名義で動いている仕組み

ここが一番見落とされます。

• Power Automateのフロー。 「申請があったらTeamsに通知する」「毎朝Excelを集計する」といった自動化を、退職者が自分のアカウントで作っていた場合、そのアカウントを止めるとフローが止まります。接続（コネクション）が本人の認証で作られているためです。フローの所有者に後任者を追加し、接続を後任者のものに作り直します。
• Microsoft Forms。 個人で作ったフォームは個人のものです。グループ所有のフォームに移すか、複製して後任者名義にします。
• Power BIのレポート、Plannerのプラン、予約（Bookings）のページなども同様です。

「その人の名前で動いているものは何か」を本人が在職中に聞き出せるのが理想です。退職面談の項目に「あなたが作った自動化やフォームを教えてください」の一行を入れておくだけで、かなり防げます。

ライセンスの回収

引き継ぎが終わったら、ライセンスを外します。共有メールボックスに変換していれば、この時点でライセンスは不要です。Microsoft 365 Copilotのライセンスを持っていた人なら、これも忘れずに回収します。単価が高いので、回収漏れの影響が大きい。

外したライセンスは、次に入社する人に割り当てるまで、契約数を減らして費用を止めることもできます（契約形態によって減らせるタイミングが異なります）。

30日以降にやること：削除する

引き継ぎが終わり、共有メールボックスへの変換も済み、退職者名義の仕組みがないことを確認できたら、アカウントを削除します。削除後30日間は復元できるので、その間に「あれが見られない」という声が出なければ、そのまま完全削除されます。

ただし、繰り返しになりますが、共有メールボックスに変換したアカウントや、転送を設定しているアカウントは削除しません。「削除しないで残しておく」が正解のケースがあることを、社内の運用ルールに明記しておいてください。

長期保存が必要なら、削除の前に「ホールド」をかける

法的な理由や監査のために退職者のメールを残したい場合は、削除する前に、Purviewの保持ポリシーか訴訟ホールド（リティゲーションホールド）を設定します。ホールドがかかった状態でアカウントを削除すると、メールボックスは「非アクティブなメールボックス」として残り、ライセンスを払わずに保全し続けられます。順番が逆で、削除してから「あのメールが要る」と言われても戻せません。

ここで引っかかるのがライセンスです。実際にあった例を挙げます。Business Standardを使っているある会社から「訴訟に備えて特定の人のメールを保全したい。訴訟ホールドをかけてほしい」という相談を受けました。ところが、Business Basic／Standardに含まれるExchange OnlineはPlan 1で、単体では訴訟ホールドがかけられません。そこで、対象者の分だけExchange Online Archivingのアドオンを一時的に追加し、そのうえでホールドをかけました。

この件で覚えておいてほしいのは3点です。

• アドオンは対象者の分だけでよい。 全社員に付ける必要はありません。Exchange Online Plan 2を含むE3以上のプランなら追加は不要です。自社のプランで使えるかどうかは、Exchange管理センターで該当のメールボックスを開き、「訴訟ホールド」が設定できるかを見れば分かります。
• 反映まで最大60分かかる。 ホールドをかけた直後にアカウントを削除しないでください。反映を確認してから削除し、非アクティブなメールボックスになったことまで確認します。
• 共有メールボックスへの変換とは別の経路。 後任が日常的にメールを読む必要があるなら共有メールボックス、手を付けずに証拠として保全するならホールド→削除→非アクティブ化、と用途で選びます。共有メールボックスにホールドをかけるにも同じライセンスが要るので、両方必要なときはその前提で組みます。

「あとで必要になった」では戻せないので、顧問弁護士や監査対応の要否を、退職が決まった時点で確認しておくべき項目です。

異動の場合は「削除しない」が前提

異動は退職より簡単に見えますが、別の落とし穴があります。前の部署の権限がそのまま残ることです。

営業から総務に異動した人が、営業部のTeamsチームにもSharePointサイトにも引き続きアクセスできる。誰も外さないので、3年たつと「全部門のデータが見える人」が何人もできあがる。中小企業のMicrosoft 365で、権限がゆるくなっていく典型的な経路です。

異動時にやることは、新しい部署のグループに追加するだけでなく、前の部署のグループから外すこと。そして、その人が前の部署で所有者だったチームやフローがあれば、後任に移すこと。退職と同じ引き継ぎの考え方です。

実務で見た失敗例

• 転送設定のままライセンスを外し、転送が止まった。 気づいたのは取引先から「返事がない」と電話が来たとき。
• 退職者が唯一の所有者だったチームがあり、新メンバーを追加できなくなった。 管理者権限で所有者を追加すれば直りますが、誰も管理者権限の使い方を知らなかった。
• 毎朝の集計フローが止まった。 退職者が「便利だから」と個人で作っていたもので、誰もその存在を知らなかった。
• info@の共用パスワードを退職者が知ったまま。 悪用されたわけではないが、変えていないことに半年後に気づいた。
• 退職者のOneDriveにあった「みんなが使うExcel」が消えた。 各自がリンクで参照していたファイルの実体が、個人のOneDriveにあった。

どれも高度な話ではありません。手順を知らなかったか、知っていても確認する人がいなかったかのどちらかです。

チェックリスト

おわりに

退職者のアカウント処理は、年に数回しか発生しない作業です。だからこそ、その都度やり方を調べることになり、その都度どこかが抜けます。

情シスのいない会社に勧めているのは、この記事のチェックリストを自社用に1枚にして、退職・異動が決まった時点で総務が起票する運用にすることです。それも難しければ、こうした日々のMicrosoft 365の運用を外部に任せるという選択肢もあります。私たちのITひつじは、まさにこの手の「たまにしか起きないが、間違えると困る」作業を引き受けるサービスです。

削除ボタンは、いつでも押せます。押す前に確認することのほうが、はるかに多い。それだけ覚えておいてもらえれば、この記事の役割は果たせたと思います。

※本記事の内容は2026年9月時点の情報に基づいています。保持期間やライセンス条件は変更される可能性があるため、実施時は以下の公式情報をご確認ください。

• 元従業員を削除する – 概要（Microsoft Learn）
• 手順4 – メールを転送するか、共有メールボックスに変換する
• 手順5 – OneDriveとOutlookのデータへのアクセス権を付与する
• 手順7 – ユーザーアカウントを削除する
• 組織からユーザーを削除する
• 非アクティブなメールボックスの詳細情報（Microsoft Purview）
• Exchange Online Archiving サービスの説明

投稿 退職者のMicrosoft 365アカウントは、すぐ削除してはいけない。情シスのいない会社のための処理手順と順番 は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。

PDF変換の依頼として受けかけましたが、話を聞いていくと欲しいのはPDFではなさそうでした。現場の人が操作に迷ったとき、分厚いヘルプの目次をたどる代わりに「見積の新規作成はどうやるの」と聞けば答えが返ってくる。それが本当の目的で、PDFはたまたま先に出てきた手段の名前でした。

そこで組んだのがSharePoint Agentを使った構成です。結論から言うと動きました。ただ、最初の試験でAgentがヘルプに書いていないことを答えてきて、そこから設定を見直すことになりました。順番としてはそちらから書きます。料金や仕様は2026年9月時点のものです。

ヘルプに書いていない一文が足されていた

発注を取り消す方法を聞いたときのことです。PDFに書かれた削除の手順は正確に返ってきました。問題はその後ろに「承認済みのデータでは削除の可否が異なる場合があります」という一文が付いていたことです。PDFのどこにもそんな記述はありません。一般的な業務システムの知識で補ったのだと思います。「その根拠はどこですか」と聞き返すと、Agentはそこが推測だったと認めました。

現場の人はこの一文を「ヘルプにそう書いてある」と読みます。しかも業務ソフトでは「取消」と「削除」が別の操作になっていることが多く、ここを混ぜられると実害が出ます。

そこでカスタムAgentの指示に次の5行を入れました。

登録された公式ヘルプに記載されている内容だけを回答してください。
一般論や推測を追加しないでください。
根拠が見つからない場合は「登録されているヘルプでは確認できません」と回答してください。
回答には参照したファイル名と見出しを示してください。
「取消」「削除」「解除」などの用語を同じ意味として扱わないでください。

指示を入れた後の再試験の結果は「確認できません」でした。

SharePoint Agentで何ができるのか

SharePoint Agentは、SharePointのサイト、ドキュメントライブラリ、フォルダー、ファイルを知識源にして質問に答える仕組みです。サイトとライブラリには既定のAgentが最初から付いていて、用途別のカスタムAgentも作れます。

権限の扱いはSharePointのものをそのまま引き継ぎます。Agentに登録した文書でも、質問した本人に閲覧権限がなければ回答には使われません。導入前に権限の棚卸しが必要なのはこの裏返しで、元の権限がゆるければAgentもゆるいままになるからです。

Copilotを全員に買うのか、という話

Microsoft 365を使っている会社が「社内文書をAIで検索したい」と考えると、まず出てくるのはMicrosoft 365 Copilotです。ユーザー単位の月額で、Word、Excel、Outlook、TeamsでAIが使え、SharePointの文書にも質問できます。毎日Wordで文書を書き、Outlookをさばく人なら元は取れるでしょう。月に数回ヘルプを引くだけの現場担当者に同じ金額を払うかどうかが、経営者が止まるところです。

SharePoint Agentには従量課金（PAYG）があります。Copilotライセンスを持たないユーザーにも、使った分だけAzureに請求される形でAgentを使わせられます。手順は、Azureのサブスクリプションとリソースグループを用意し、Microsoft 365管理センターで請求ポリシーを作り、対象のセキュリティグループを割り当ててSharePoint agentsサービスに接続する、という流れです。

これで、管理・作成を担う少数はCopilotライセンス、一般利用者はPAYGだけ、という組み合わせになります。

課金の目安は、公開情報では1メッセージ0.01米ドル、標準的な1往復で12メッセージ相当です。

ひとつ注意があります。PAYGを設定してもWordやOutlookでCopilotが使えるようにはなりません。SharePoint内の情報検索に用途を絞った仕組みなので、Copilotの廉価版のつもりで入れると期待を外します。

Copilot Studioは別の軸

Microsoft 365 CopilotとSharePoint Agent PAYGの違いは「利用権と課金方法」の違いです。SharePoint AgentとCopilot Studioの違いは「Agentの作り方と機能範囲」の違いで、軸が別です。「どれが上位版か」と並べると判断を誤ります。

Copilot Studioはローコードで業務用のAgentを設計するサービスです。SharePointの文書も知識源にできますが、本領は会話の分岐と連携にあります。必要事項を順番に聞き取ってチケットを登録する、業務システムから今のデータを取ってくる、解決できなければTeamsで担当者を呼ぶ、といった処理まで組めます。その分、設計とテストが要ります。

「Copilot Studioなら会話をすべて記録できる」と言われることがありますが、公開チャネルやAgentの種類、知識源の使い方で保存範囲が変わります。Microsoft 365 Copilot Agentとして動かす場合や、SharePointを知識源にした回答には記録上の制約があるので、ログ目的で選ぶなら事前に条件を確認したほうがよいです。

実際の作業

1. CHMヘルプからHTMLと画像を抽出する
2. 文字検索できるPDFに変換する
3. 容量の関係で2ファイルに分割する
4. お客様のSharePointサイトに登録する
5. SharePoint AgentのPAYGを設定する
6. セキュリティグループで利用者を限定する

CHMの展開には生成AIで変換ツールを作りました。出来上がったPDFは1,000ページ超で、1ファイルにまとめると150MBを超え、Agentから「このファイルには質問できない」という趣旨の表示が出たので、120Mと100Mの2つに分けました。この制限が恒久的な仕様かどうかは確認できていません。フォルダー単位で知識源にまとめられるので、分割しても使い勝手は変わりませんでした。

動作確認はCopilotライセンスを持つユーザーで行いました。「見積を新規作成する手順」「登録済みの発注を取り消す方法」「売上締処理の手順」といった質問に、該当箇所を探して出典PDFへのリンク付きで返ってきます。ライセンスのないユーザー向けには、PAYGとセキュリティグループを設定した構成を用意しています。

ほかに引っかかった二点

5分待っても返らないことがあった。 2回起きました。大容量PDFのせいか、アップロード直後で索引が終わっていなかったのか、Agent側の一時的な問題か、原因は切り分けきれていません。PoCの段階では、この揺らぎを利用者に先に伝えておいたほうがよいです。

管理者が全員の質問を見られない。 SharePoint Agentのチャット履歴を見られるのは質問した本人だけで、作成者やサイト管理者が一覧で確認する機能はありません。PoCで「どんな質問にどう答えたか」を評価するために、今回はMicrosoft FormsとSharePoint Listsを用意し、質問内容、Agentの回答、正しかったか（正しい／一部不明／誤り）、根拠が示されたか、本来欲しかった回答を利用者に登録してもらいました。手間はかかります。全質問の自動記録が必須要件ならCopilot Studioを含む別構成になりますが、前述のとおりそちらにもログの制約はあります。

向き・不向き

主目的が社内マニュアルや規程の検索で、利用が不定期で、既存のSharePoint権限をそのまま使いたい会社にはSharePoint Agent＋PAYGが合います。社員がWordやExcelでも日常的にAIを使うなら定額のほうが安く済みますし、よく使う人は定額、たまにの人はPAYGという混在もできます。会話の分岐や業務システム連携、有人対応への引き継ぎまで欲しければCopilot Studioの領域です。

進め方は、対象文書と対象者を絞ってPAYGで試し、Formsで評価を集めて、Azureの請求額を見る。手応えがあれば推測を避ける指示を入れ、AgentリンクWebパーツやサイトのメインAgentとして公開して、利用ルールを作る。その先は実際の質問と請求額を見てから決めるようにしています。

おわりに

「PDFにしてAIに読ませたい」という相談は、PDF変換の作業として受けることもできます。今回は「誰が、どんな場面で、何を聞きたいのか」を先に聞いたので、PDFではなくAgentを納めることになりました。

推測を足してくることと、管理者がログを見られないことは、指示文とFormsである程度は補えました。応答の遅さだけは原因がつかめていません。それでも、全員分のCopilotを買う判断をする前に社内文書のAI検索を小さく試す入口としては、Microsoft 365をすでに使っている中小企業に手の届く選択肢だと思います。

※本記事の内容は2026年9月時点の情報に基づいています。SharePoint Agentの従量課金の単価や仕様、Copilot Studioのログ保存範囲は変更される可能性があるため、導入時は以下の公式情報をご確認ください。

• Microsoft 365で利用できる従量課金サービス
• SharePoint AgentのPAYG設定
• SharePoint Agentのアクセス管理
• SharePoint Agentに関するFAQ
• SharePointでAgentを作成する
• SharePointのAgentリンクWebパーツ
• SharePoint Agentを管理する
• Copilot Studioのセッションデータ

投稿 SharePoint Agentの従量課金で社内マニュアルをAI検索｜Copilot全員分は不要 は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。

資源と時間の無駄遣いしかしていない感もありますが、楽しいんだから良しとしたいと思います。別に、作ったものがすべて仕事や商売につながらなくてもいいでしょう。たぶん。

その延長線上、というわけでもないのですが、生成AIの活用でお困りの事業者さんから相談を受けることも増えてきました。

一定数あるのが「生成AIに資料やデータを何でも食わせて、業務システムっぽいものを作ったけれど、精度が悪かったり、計算を間違えたりして、結局使いものにならない」という相談です。

何というか、どこかで見たなあ、この光景。そう、野良Excel、野良Access・・・。

画面があって、データを入力できて、一応それらしい結果も出てくる。作った当初は便利そうに見えるけれど、使い始めると例外処理や計算間違いが次々に見つかる。仕様は作った人の頭の中にしかなく、いつの間にか誰も触れないものになる。

技術はずいぶん進歩しましたが、失敗の構造はあまり変わっていないようです。

そもそも、生成AIで試作品を作れることと、業務で継続して使えるシステムを作れることは別の話です。

文章の読み取りや要約、分類、候補の作成などは生成AIが得意です。一方で、正確な計算、厳密な業務ルールの判定、データの一貫性が求められる処理は、プログラムやデータベースに任せたほうがよい。

どこを生成AIに任せ、どこを従来の仕組みで処理し、どこに人間の判断を残すのか。その切り分けが必要になります。

相談を受けて、ちゃんと動くようにしようといろいろアドバイスするのですが、こちらが技術の言葉で説明しても伝わりにくく、かといって先方の複雑な業務ルールを、こちらが一度ですべて理解できるわけでもありません。
業務と技術の間に共通言語がないまま、お互いの焦りだけが山のように積もっていきます。

何でしょうね。この世の中に足りないのは、何なのでしょうね。

生成AIで何かを作る人は、もう十分にいるように思います。
足りないのは、作ったものを業務で使えるところまで面倒を見る人。そして、業務と技術の間を翻訳しながら、

「これは生成AIに任せてよい」
「ここは普通のプログラムで作るべき」
「そもそも、これは作らないほうがいいですね」

と言える人なのかもしれません。

生成AIを使って派手な試作品を作る仕事ではなく、その後を引き受けて、地道に使える仕組みにしていく仕事。
ここに大きな商機がありそうです。

投稿 生成AIで何かを作る人は、もう十分にいる は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。

Microsoft 365 を変えずに、現場の声でタスクを動かす。 それが Voice ToDo です。

背景

訪問先を出た停車中の車内、現場作業の合間、移動前後の短い時間——手がふさがっている場面では、頼まれごとや思いついたタスクをその場で記録できず、「そのまま忘れてしまう」ことが多くの中小企業で起きています。タスク管理ツールを導入しても、入力の手間が原因で定着しないケースも少なくありません。

音声アシスタントでタスクを「追加」することは以前から可能でした。しかし2026年7月時点の当社調査では、Microsoft To Do の登録・完了・延期・読み上げを日本語音声で一連操作できる標準的な仕組みは確認できませんでした。Voice ToDo は、この「追加のその先」——操作までを声で完結させます。

「Voice ToDo」の特長

1. 1タップで話すだけ。登録から完了・延期まで スマホ・PCのブラウザでボタンを押して話すだけ。「A社見積もり、明日まで」で期限付き登録、「1番、終了」で完了、「2番、3日延期」で期限変更、「今日のタスクは？」で未完了タスクの読み上げ。AIが日本語の自然な言い回しを解析し、対象があいまいな場合や完了などの重要な操作の前には、確認を返す安全設計です。
2. タスクの正本は「いつもの Microsoft To Do」 タスクはすべて、お使いの Microsoft To Do に反映されます。Outlook・Teams・スマホアプリからいつも通り確認でき、新しいタスク管理基盤への移行は不要です。音声データの処理・保存方針については、別途資料をご用意しています。
3. 会社アカウントで安全に Microsoft Entra ID による認証で、利用できるのは貴社の許可されたメンバーのみ。タスク操作はサインインしたご本人の権限の範囲で行われます（委任アクセス）。情報システムご担当者さま向けに、利用するAPI権限・テナント構成・データの取り扱いをまとめたセキュリティ資料をご用意しています。
4. 貴社の言い回しに合わせて仕立てる「導入支援サービス」 Voice ToDo はアプリの販売ではありません。環境構築から、貴社の業務用語・タスクの呼び方に合わせた音声コマンドの調整、操作説明、定着までの伴走を含む導入支援サービスとして提供します。

こんな方に向いています

• Microsoft To Do をすでにお使いの経営者・営業担当者・訪問/現場担当者・管理職の方
• 外出や作業が多く、タスクの入力が後回しになりがちな方
• タスクの登録漏れ・対応漏れが実際に起きている職場

※チームでの担当割り当てや進捗管理が主目的の場合は、Planner や Microsoft Lists などを軸にしたご提案が適しています。その場合もお気軽にご相談ください。

価格

• 導入支援費用（設定・カスタマイズ込み）：50,000円（税別）
• 月額利用料：1ユーザーあたり300円（税別）

※Microsoft 365 Business Basic / Standard / Premium いずれかのご契約が必要です。 ※AI解析・音声合成にかかる Azure 利用料が別途実費で発生します（利用量に応じた従量課金）。

先行導入（PoC）パートナー募集について

「うちの言い回しで通じるのか？」——その検証こそが PoC です。1か月・少人数からお試しいただけます。PoC 期間中は、貴社の業務用語に合わせたコマンド調整と運用定着のフォローを無償で行い、「導入したのに使われない」を防ぎます。お申し込み・お問い合わせは当社Webサイトよりご連絡ください。

今後の展開

Voice ToDo は、Microsoft 365 に音声の業務インターフェースを導入する取り組みの第一号です。今後は、Planner の担当タスク確認、Microsoft Lists への現場報告、Teams への完了通知、Power Automate の音声起動など、タスク管理以外の業務操作への拡張と、業種別の音声コマンドテンプレートの整備を予定しています。

会社概要

• 社名：株式会社テクノスイッチ
• 所在地:神奈川県川崎市川崎区駅前本町11-2川崎フロンティアビル4F
• 代表者：代表取締役 中島竜郎
• 事業内容：中小企業向けIT・AI活用支援（外付けIT部／ITひつじ／実装ラボ）、Microsoft 365・Azure 導入支援、AI研修
• URL：https://technoswitch.co.jp

本件に関するお問い合わせ

株式会社テクノスイッチ 担当:中島 【Webサイトのお問い合わせフォーム:/inquiry

voice-todo-flyer (PDF)

投稿 1タップで話すだけ、Microsoft To Do を音声で操作できる「Voice ToDo」の提供を開始 —— 先行導入（PoC）パートナー募集 は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。

私は普段Microsoft 365やSharePointなどのシステム構築を支援しています。お客様との打ち合わせでは、必ず「何を管理したいですか」「どんな情報を見たいですか」という話になります。

そこで一歩踏み込んで、「最終的なゴール(KGI)は何ですか」「そのために日々追うべき数字(KPI)は何ですか」とお聞きすると、明確に答えられる企業は意外と少ないのです。でもこれは恥ずかしいことではありません。日々の業務に追われる中小企業では、指標を整理する時間そのものが取れないのが実情だからです。

KGIとKPI

• KGI(重要目標達成指標):会社が最終的に目指すゴール。「年間売上3億円」「利益率10%」など。
• KPI(重要業績評価指標):ゴールに向かう途中経過を測る数字。「月間の新規商談数」「見積提出件数」「リピート率」など。

山登りに例えるなら、KGIは「山頂」、KPIは「今何合目にいるか」を示す道しるべです。

設定はできても、運用が続かない

要件定義の中でKGI・KPIを一緒に整理し、その場では「これで見える化できますね」と納得いただけることも多くあります。ところが数か月後に伺うと、こんな状態になっているケースが少なくありません。

数字を入力する人がいなくなった。会議の前日だけ慌てて更新される。結局、誰もダッシュボードを見ていないなどなど・・・。KGI・KPIは、設定することより運用し続けることのほうがはるかに難しいのです。

なぜExcel管理だけでは限界があるのか

多くの会社ではKPIをExcelで管理しています。手軽で悪くないですが、続かない理由もここにあります。つまり数字を集めるのが手作業だから面倒。集計しても「で、結局何？」を考える時間がない。誰かが解釈して次の一手を提案しなければ、数字はただの表のまま放置されてしまいます。

KPI運用の本質は、数字を眺めることではなくPDCAを回し続けることです。ここが最も労力のかかる部分であり、そして最も途切れやすい部分でもあります。

生成AIは「作る道具」ではなく「続けるパートナー」

最近感じているのが、生成AIの本当の価値はKGI・KPIを「作る」場面ではなく「運用を続ける」場面にある、ということです。

たとえば、こんな支援が可能です。

• 集計だけでなく分析まで:「今月の商談数が先月より2割減っています。要因として、展示会後のフォロー件数の減少が考えられます」と、数字の背景まで言葉にしてくれる。
• Teamsへの自動投稿:毎週月曜の朝、SharePointに蓄積されたデータをAIが分析し、「先週のポイントと今週の注目点」をTeamsに投稿する。誰も見に行かなくても、数字のほうから会話の場にやってくる仕組みです。
• Power BIとの組み合わせ:ダッシュボードで傾向を可視化し、AIがその「読み方」と「打ち手の仮説」を添える。グラフを見て考える負担が大きく減ります。
• 異常検知と改善提案:普段と違う動きをAIが察知し、「この数字、いつもと違います。原因を確認しませんか」と声をかけてくれる。

最近はAIを経営判断の「壁打ち相手」として使う場面が増えてきたと思います。「この数字の落ち込みはどう解釈できるか」と問いかけるだけで、自分一人では気付かなかった視点が返ってきます。深夜でも早朝でも付き合ってくれる相談相手は、経営者にとって貴重な存在です。

少し先の未来 ― AIエージェントが伴走する経営

近い将来、AIエージェントが日々データを見守り、変化に気付き、必要なときに経営者へ報告と提案を届ける――そんな「継続的に経営に伴走するAI」が当たり前になる世界が見えてきています。

KPI運用の最大の敵だった「続かない」という壁を、AIが静かに支えてくれる時代です。

念のためお伝えすると、AIが経営を代わることはありません。最終的に判断し責任を持つのは、いつだって経営者ご自身です。

しかし数字を集め、読み解き、仮説を投げかけてくれるパートナーがいれば、その判断の質は確実に上がります。AIは経営者がより良い判断をするための頼れる相棒になります。

その第一歩として「自社のKGIは何か。そのために日々追うべきKPIは何か。」を考えてみて頂ければと思います。

この問いに向き合う時間こそが、AI活用よりも先にある、経営を良くする出発点だと考えます。

投稿 KGI・KPIは「作る」より「続ける」が難しい ― 生成AIという新しいパートナーの話 は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。

ご相談は、単に「匿名で入力できるフォームを作りたい」という話にとどまりません。

• 通報内容を誰が閲覧できるようにすべきか
• 経営者や管理職が通報対象となった場合、誰が対応するのか
• SharePointや共有メールボックスに保存した情報を、IT管理者が見られる状態でよいのか
• 外部委託先や退職者に、強い管理者権限が残っていないか
• 通報案件が発生したときだけ、限定された担当者に権限を渡せないか

こうした点まで考え始めると、匿名通報は単なるフォーム作成の話ではなくなります。問われるのは、通報後の情報を、誰が、いつ、どの範囲まで扱えるのかというアクセス権限の設計です。

2026年12月施行の改正法が求める「通報者を探させない」仕組み

2026年12月1日から施行される改正公益通報者保護法では、事業者が正当な理由なく、公益通報者を特定することを目的とする行為を行うことが禁止されます。

これは、通報者の氏名を聞き出すような行為だけを指すものではありません。

通報内容、アクセス履歴、関係者の行動、ファイルの作成情報などを手掛かりに、「誰が通報したのか」を探ろうとする行為も問題になり得ます。

そのため制度として必要なのは「通報者を詮索しないよう社員に伝える」ことだけではありません。

通報者を特定し得る情報に、そもそも誰が近づけるのか。
例外的にアクセスする場合、誰が承認し、どのような記録を残すのか。

こうした仕組みを、規程とMicrosoft 365の設定の両面から整えておく必要があります。

なお、常時使用する労働者が300人を超える事業者には、内部公益通報対応体制の整備が義務付けられています。300人以下の事業者は努力義務ですが、義務でないから何もしなくてよい、という話ではありません。

取引先からの信頼、内部不正やハラスメントの早期把握、退職者・委託先を含む関係者とのトラブル予防という観点からも、通報情報を適切に扱える体制は重要です。

匿名通報は「名前を書かせない」だけでは守れない

匿名通報では、氏名やメールアドレスを入力させなければ十分だと思われることがあります。しかし実際には通報内容そのものから、通報者が推測される場合があります。

たとえば特定の会議に出席していた人しか知らない事実、特定部署だけが把握している問題、添付されたメールやファイルの作成情報などです。通報内容を閲覧できる人が多ければ多いほど、「誰が通報したのか」を推測されるリスクは高まります。匿名通報の信頼性は、受付フォームの仕様だけでは決まりません。

通報情報に近づける人を最小限にできているか。
例外的にアクセスした場合、その理由と履歴を確認できるか。

そこまで含めて設計されていることが重要です。

「グローバル管理者だから見てもよい」は、権限設計ではない

中小企業ではMicrosoft 365のグローバル管理者権限がいつの間にか増えているケースを見かけます。

導入時に設定を急ぐため、社内のIT担当者、役員、外部ベンダーなどへ強い権限を付与する。担当変更後も見直さない。日常的なユーザー追加やライセンス付与にも、グローバル管理者を使い続ける。

その結果、「何でもできる人」が複数いる状態が当たり前になりがちです。

しかしグローバル管理者とは、日常業務を便利に進めるための権限ではありません。匿名通報、ハラスメント相談、人事情報、内部不正調査、経営上の機微情報をMicrosoft 365上で扱うなら、強い権限を常時持つ人が多いことは、IT運用上だけでなく組織統治上のリスクになります。

もちろんグローバル管理者が自動的にすべてのSharePointファイルや共有メールボックスを閲覧できるわけではありませんが、他の管理ロールの割り当てやアクセス権限の変更などを通じて、情報へ近づく経路を作ることは可能です。

「見ないはずだから大丈夫」という善意への依存ではなく、見ようとしても簡単には見られず、例外的にアクセスした場合には記録が残る状態を作ることが必要になってきます。

最小権限の原則から考える

ここで最小権限の原則について確認頂きたいと思います。最小権限の原則とは、業務に必要な範囲を超える権限を付与しない考え方です。

たとえば、ユーザーの追加や削除を行う担当者に、すべての設定変更ができるグローバル管理者権限まで与える必要があるとは限りません。ライセンス管理、ユーザー管理、SharePoint管理、セキュリティ設定など、業務ごとに必要な権限を分けていくことが基本です。匿名通報に関する情報を扱う場合は、さらに慎重な設計が必要です。

ここでいう「役割」は、必ずしも人数を増やす話ではありません。

30人規模の会社で、受付担当・調査責任者・IT担当を完全に別の人へ分けることが難しい場合もあります。その場合でも通常時の権限、通報案件が発生したときの権限、緊急時だけ使う権限を分けることで、リスクは下げられます。

一方で通報対象となり得る経営者や管理職が、通報案件の承認・閲覧・調査を単独で行う構造は避ける必要があります。社内で分離できない場合は、弁護士、社労士、外部通報窓口などを活用した代替ルートをあらかじめ定めておくことが重要です。

PIMは「強い権限を常時持たせない」ための仕組み

Microsoft Entra Privileged Identity Management（PIM）は、グローバル管理者などの強い権限を、必要なときだけ一時的に有効化するための仕組みです。通常時はグローバル管理者権限を有効にせず、緊急対応や高度な設定変更が必要になったときだけ、一定時間に限って利用できるような運用をします。

PIMでは、たとえば次のような統制を組み込めます。

• 多要素認証を必須にする
• 権限を使う理由を入力させる
• 承認者による承認を必要とする
• 権限の有効時間を制限する
• 権限利用時に関係者へ通知する
• 誰がいつ権限を有効化したかを記録する

これにより、「管理者だからいつでも見られる」という状態から、必要な業務のために、理由を示し、記録を残して、限定時間だけ管理者になる状態へ変えることができます。

ただし、PIMは通報情報を自動的に守る魔法の機能ではありません。

SharePointや共有メールボックスなど、通報情報そのものの保存場所には別途アクセス権限を設定し、PIMはその権限を変更できる強い管理権限を常時持たせないために使う。このように、情報へのアクセス制御と管理者権限の統制を組み合わせて考える必要があります。

PIMの承認者は、通報対象者と切り離す

匿名通報への対応で、特に注意したいのがPIMの承認者設定です。

通報対象が経営者や役員、管理職である可能性があるにもかかわらず、その人をPIMの単独承認者にしてしまうと、権限申請の通知や申請理由、履歴から案件の存在を推測されるおそれがあります。これはPIMを導入した結果、別の経路から通報の存在を知らせてしまう問題です。

通報対応に関わる高権限の運用では、少なくとも次のような考え方が必要です。

• 通報対象になり得る人だけで承認ルートを構成しない
• 利益相反がある場合の代替承認ルートを定める
• 申請理由に通報者や通報内容を推測できる情報を書かない
• 案件番号など、必要最小限の識別情報に統一する
• 必要に応じて外部の専門家や外部窓口を関与させる

PIMの設定画面だけを見ていても、この問題には気付きにくいものです。しかし通報制度の実務まで含めて考えれば、承認者設計は通報者保護に直結します。

まず確認したい、管理者権限の棚卸し

匿名通報制度の検討とあわせて、まずは次の点を確認することをおすすめします。

1. 現在のグローバル管理者は何人いるか
2. その全員について、保有理由を説明できるか
3. 退職者や前任ベンダーの権限が残っていないか
4. 日常業務にグローバル管理者を使っていないか
5. SharePointや共有メールボックスの権限を誰が変更できるか
6. 通報案件が発生した場合の閲覧・調査・承認の役割が決まっているか
7. 高い権限を使った履歴を確認できる状態になっているか
8. 通報対象者が、権限申請や承認の情報から案件を推測できる構造になっていないか

このあたりが未整理のまま匿名通報の受付窓口だけを作っても、制度への信頼を十分に確保することは難しくなります。

匿名通報制度は、アクセス権限設計から信頼を作る

匿名通報制度は、フォームを作って終わりではありません。

通報後の情報を誰が扱い、誰が見られず、例外的に強い権限を使う場合にはどのような承認と記録を残すのか。そこまで含めて整備してこそ、通報者が安心して声を上げられる仕組みになります。

Microsoft 365のアクセス権限設計、グローバル管理者の棚卸し、最小権限への見直し、Microsoft Entra PIMの導入・運用は、個別にばらばらと考えるものではありません。

公益通報制度、内部統制、人事・労務上のリスク、情報セキュリティをあわせて、全体として設計することが重要です。

なお、Microsoft Entra PIMの利用には、Microsoft Entra ID P2またはMicrosoft Entra ID Governanceが必要です。Microsoft 365 Business StandardやPremiumだけではPIMを利用できないため、導入可否はライセンス費用と対象者の範囲も含めて検討する必要があります。

当社では、公益通報制度を意識したアクセス権限・運用規程の検討から、Microsoft 365／Microsoft Entraの設計・設定、グローバル管理者権限の棚卸し、PIM導入後の運用支援まで対応しています。

匿名通報制度を見据えた権限設計や、管理者権限の整理に不安がある場合は、まずは無料相談をお試しください。

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最近、SCS評価制度（サプライチェーン強化に向けたセキュリティ対策評価制度）に関するご相談が増えてきました。

色々と話を伺っていると、「まずPCやソフトウェアの台帳を整えなければならない」とお考えの事業者様が多いような気がします。もちろんIT資産管理は重要です。利用しているPC、サーバー、クラウドサービス、アカウント、ネットワーク機器を把握できなければ、セキュリティ対策の対象は定まりません。

ただ、IT資産管理より先に決めるべきことは別にあるのではと考えます。

自社では、誰が、何を、どのような基準で守るのか。

これはSCS評価制度に限った話ではありません。ISMSでも、情報セキュリティ対策は経営の責任として位置付けられます。現場任せ、情報システム担当任せでは、対策は継続しません。

セキュリティ対策は「製品導入」ではなく、経営管理の一部である

中小製造業では、セキュリティ対策が次のように始まりがちです。

• ウイルス対策ソフトを入れる
• MFAを設定する
• PCを新しくする
• バックアップを取得する
• IT資産管理ツールを導入する

どれも必要な施策です。しかしこれだけでは「対策の寄せ集め」になってしまいます。

たとえば、退職者のアカウントをいつ削除するのか。製造現場の共有PCは誰が管理するのか。クラウドサービスを新たに契約するとき、誰の承認を得るのか。古いOSが必要な設備用PCを、どのような条件で使い続けるのか。

こうした判断基準と責任者が決まっていなければ、どれだけツールを導入しても運用の抜け漏れが起こります。

最初に必要なのは、経営者を含めたガバナンス

セキュリティ対策の出発点は、経営者が「何を守るべきか」を決めることです。

中小製造業で守る対象は、一般的な顧客情報や従業員情報だけではありません。

• 受発注、生産、在庫、会計などの基幹システム
• 図面、設計データ、見積情報
• 顧客から預かった仕様書や技術情報
• 製造設備・検査機器に関係するPCやネットワーク
• Microsoft 365などのクラウドサービス上のデータ
• 業務を止めないために必要な端末、アカウント、通信環境

すべてを同じ強度で守ることは現実的ではありません。限られた人員と予算のなかで、優先順位をつける必要があります。その優先順位を決めるのが、経営としてのガバナンスです。

規程は「立派な文書」を作るためのものではない

ガバナンスを実務に落とすものが、情報セキュリティに関する規程やルールですが、規程類は分厚い文書を作ることが目的ではありません。現場で迷ったときに、誰が何をすべきかを決めるためのものです。

例えば次のようなルールが必要になってきます。

• 新しいPC、スマートフォン、クラウドサービスを利用するときの申請・承認
• 利用者の入社、異動、退職時のアカウント処理
• 管理者権限を誰に付与するか
• USBメモリや私物端末の利用条件
• 端末の持出し、紛失、故障、廃棄時の対応
• 不審なメールやランサムウェア感染が疑われる場合の連絡先と初動対応
• 製造設備や古いPCなど、標準ルールを適用しにくい資産の例外管理

重要なのは、「例外を認めない」ことではありません。

製造現場には、古いOSでしか動かない設備用PCや、停止時間を容易に取れない装置があります。例外が必要な場合に、誰がリスクを判断し、どのような代替策を取るかを決めておくことが現実的な管理です。

IT資産管理は、ルールを実行するための土台になる

ガバナンスと規程が定まって初めて、IT資産管理が意味を持ちます。IT資産管理は、単にPCの台数を数える作業ではありません。

• 誰が、どの端末を使っているか
• その端末は更新されているか
• どのソフトウェアやクラウドサービスを利用しているか
• 管理者権限を誰が持っているか
• 退職者や利用目的が不明なアカウントが残っていないか
• 製造現場や拠点に、管理対象外の機器が接続されていないか

こうした情報を継続的に把握することで、規程を実際に運用できます。

「退職時にアカウントを停止する」というルールがあっても、アカウント一覧がなければ確認できません。「OSを最新化する」という方針があっても、端末一覧がなければ対象漏れが起こります。

IT資産管理は、セキュリティ規程を現実の業務に接続するための台帳であり、運用の拠り所になるのです。

中小製造業が進める順番

SCS評価制度やISMSを意識して対策を始める場合、次の順番で考えると無理がありません。

1. 守るべき業務・情報・設備を整理する

事業が止まる要因、漏えいすると困る情報、優先して復旧すべき業務を洗い出します。（情報資産の棚卸、リスクアセスメントを行います。）

2. 責任者と判断の流れを決める

経営者、情報システム担当、総務、製造現場、外部ベンダーの役割を明確にします。

3. 最低限のルールを定める

端末管理、アカウント管理、クラウド管理、社外持ち出し方法、退職時の作業、事故対応などの基本ルールを整備します。

4. IT資産とアカウントの実態を把握する

PC、ネットワーク機器、クラウドサービス、管理者権限、共有アカウントなどを一覧化します。

5. 優先順位を付けて対策する

古いOS、退職者アカウント、共有管理者アカウント、バックアップ未整備など、影響が大きく改善しやすい課題から着手します。

6. 定期的に見直す

棚卸し、アカウント確認、更新状況の確認、インシデント対応訓練を、通常業務に組み込みます。

まとめ

SCS評価制度やISMSへの対応は、認証取得や製品導入の話だけではありません。

自社の業務と情報を守るために、経営として責任を持つ体制をつくることが本質です。

IT資産管理は重要ですが、ここが出発点ではなく、ガバナンスとルールを実行するための基盤であるとご理解いただくのが良いかと思います。

「何を持っているか」を把握する前に、「何を守るのか」「誰が判断するのか」を決める。

中小製造業が無理なくセキュリティ対策を進めるためには、この順番を取り違えないことが重要です。

IT資産管理に関して長年のサポート実績があります。ルール化、情報資産棚卸、リスクアセスメント、対策の検討と実行、その後の運用フォローまで一貫対応可能な弊社に一度ご相談ください。30分の無料相談会実施中です。お問い合わせフォームからご連絡をお待ちしております。

投稿 SCS評価制度への対応で、最初に整えるべきはIT資産台帳ではない は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。

中小企業のPC更新では、単に価格の安い機種を選ぶだけでは不十分です。

性能・保守性・調達のしやすさに加え、Microsoft IntuneとAutopilotを活用し、初期設定や入替作業の負担をどこまで減らせるかが重要になります。

当社では、PCの選定から導入、キッティング、運用設計までを一連で支援しています。

今回の認定は、こうした取り組みをご評価いただいた結果と受け止めています。

今後も、従来型のIT資産管理で疲弊しがちな現場を、少しでも楽にできるよう支援していきます。

投稿 DELL EXPERT NETWORK「エリート」認定トロフィーを頂きました。 は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。

単にチャットで質問したら答えてくれますよとか画像が生成できますよ、ではなく悩み多き飲食店（カフェ）の課題解決に生成AIを活用してみましょうというストーリーと致しました。開始前にはテーマソングも流して盛り上げてみましたがいかがでしたでしょうか。

今回は偶然にも複数の士業の方「だけ」が参加される珍しい回となりなかなかの緊張感でしたが、楽しくみんなで１時間学ぶことが出来ました。

地域の商工会議所様、商工会様はじめ、オーダーメイドでのセミナー講師承ります。ご一報いただけますと幸いです。

投稿 逗子市商工会主催「マナビバ」で生成AIセミナー開催しました。 は 神奈川のIT支援 | 株式会社テクノスイッチ に最初に表示されました。