生成AIが急速に広がり、

「Copilotをもっと使いこなしたい」

「社内の情報をAIに活かしていきたい」

という声が中小企業でも増えてきました。

しかし、実際に企業を支援していると

AIの前に、もっと根本的な課題がある

と強く感じています。

それが、データの整理と“置き場所”問題です。

OneDriveやファイルサーバ、NASにどんどん置いていく方式の限界

これまで中小企業では、OneDriveを中心にファイルを保存していく運用が一般的でした。

• 自分の作業中のファイル
• お客様ごとのドキュメント
• 社内で共有したいWord/Excel
• とりあえずのメモ

こうしたものを、各自のパソコンのデスクトップやOneDriveに置き、必要に応じて共有する——という運用です。

これは「とりあえず業務を回す」うえでは問題ありません。

しかし、AIに会社の“知識”を学習させたいとなると、一気に壁が出ます。

理由はシンプルで、

デスクトップやOneDriveは「個人の作業場所」であり、

SharePointのような「全社の知識基盤」ではないから

AIに期待されるような回答（契約書の傾向、提案書の構造、社内ルールなど）は、“全社で構造化して蓄積されたデータ” に依存します。

ここが整っていないと、AIは本来の性能を発揮できません。

SharePointがAI時代に強い理由

SharePointは、ただのファイル置き場ではなく、

• サイト構造
• メタデータ（顧客名、種類、年度などの追加情報）
• 一貫した権限設計
• バージョン管理
• 一元管理

といった仕組みを最初から持っています。

AIは「整ったデータ」が大好物です。だからこそ、AI活用を本気で考える企業ほどSharePointを土台に据える流れが強まっています。

とはいえ、SharePoint導入は“型づくり”が難しい

ただ、SharePointには大きな壁があります。

それは、最初の設計（型づくり）が難しいという点です。

• どんなサイトを作るべきか
• メタデータは何を付けるべきか
• OneDrive とどう使い分けるのか
• 権限をどうするか
• 運用ルールはどう決めるか

このあたりが曖昧なまま始めてしまうと、

「あれ？結局どこに保存するのが正しいの？」

「誰が編集できるんだっけ？」

という混乱につながります。

実際、当社でもOneDrive中心の運用からスタートし、AI活用を前提にデータ基盤を全面的に見直しました。

中小企業向け：データ整備からAI活用までの4段階ロードマップ

そこで当社では、実際の企業支援で蓄積した知見をもとに、中小企業が取り組みやすいロードマップ を整理しました。

フェーズ1：準備と基盤整備（1〜3ヶ月）

• 目的の明確化
• 現状のファイル整理
• Microsoft 365 の初期設定

社内に“共通ルール”をつくる準備段階です。

フェーズ2：パイロット移行と設計（4〜6ヶ月）

• OneDrive / SharePoint / Teams の使い分けルール設定
• シンプルなSharePointサイト設計
• 一部チームでの試験運用

“小さく始めて検証する”プロセスです。

フェーズ3：全社展開と構造化（7〜12ヶ月）

• 全社への移行
• メタデータの設定
• 権限管理の強化

ここで初めて、AIが必要とする“構造化データ”が揃ってきます。

フェーズ4：生成AI導入と定着（13ヶ月〜）

• Copilot の試験導入（RAG的活用含む）
• ユースケースの開発
• 社内トレーニング

この段階まで進むと、AIが業務の一部として自然に使えるようになります。

AI活用の第一歩は、「どこにデータを置くか」を決めること

AI活用というと、「まずはAIツールを契約しましょう」となりがちですが、本質はそこではありません。

データの置き場所を整備すること。

そして、社員全員が迷わず運用できる型をつくること。

ここを整えれば、AIは自然と成果を出してくれます。

もしご興味があれば

株式会社テクノスイッチでは、

• SharePointの初期設計
• データ管理ルール策定
• OneDriveとの使い分け支援
• AI活用フェーズまでの伴走
• 社員向けトレーニング
• 導入後の運用サポート

など、一連のプロセスを包括的にサポートしています。

生成AIを“使える状態”にするための基盤づくりから伴走しますので、気軽にご相談ください。